Jaką rolę pełni asystentka w przedsiębiorstwie i dlaczego jest ona tak ważna?

  • 0
cechy dobrej asystentki

Jaką rolę pełni asystentka w przedsiębiorstwie i dlaczego jest ona tak ważna?

Tags : 

Asystentka to bez wątpienia jeden z najbardziej niedocenianych zawodów na rynku, cel wielu żartów i błędnych stereotypów. Przeciętnemu zjadaczowi chleba kojarzy się jako niezbyt inteligentna, urodziwa blondynka, której obowiązkiem jest parzenie kawy i spełnianie zachcianek szefa. Rzeczywistość jest zgoła odmienna. Rola asystentki w nowoczesnych firmach jest wręcz strategiczna i ma wpływ na płynność funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jeśli masz, drogi czytelniku, wątpliwości to koniecznie przeczytaj poniższy tekst.

 

Dlaczego kompetentna asystentka jest niezbędna w firmie?

Skoro na wstępie wspomnieliśmy o kawie – wbrew pozorom parzenie dobrej kawy to prawdziwa sztuka. Jeszcze większą sztuką jest podanie jej z odpowiedniej strony i umiejętność zamknięcia za sobą drzwi (tak, nawet takie drobiazgi mają znaczenie podczas spotkań wysokiego szczebla). Nie oznacza to, że asystentka powinna serwować kawę wszystkim, na skinienie palca. Powinna jednak umieć się odnaleźć w sytuacji, gdy z wizytą do firmy przyjdą zagraniczni goście i poproszą o konkretny rodzaj herbaty. Dobra asystentka musi więc pamiętać, żeby tej herbaty, jak i papierowych ręczników, bądź nawet trywialnych spinaczy w firmie nie zabrakło.

Asystentka powinna również opanować w stopniu perfekcyjnym język obcy (a najlepiej kilka), aby swobodnie umawiać spotkania z zagranicznymi kontrahentami, planować międzynarodowe podróże swojego szefa i zarządzać jego skrzynką mailową.

Dodajmy do tego znakomitą obsługę urządzeń biurowych, umiejętność szybkiego pisania, znajomość zasad savoir  vivre’u i mamy receptę na prawdziwą prawą rękę prezesa. Z tymi predyspozycjami pracę można odnaleźć w mgnieniu oka. Takiego pracownika potrzebuje każde rozwijające się przedsiębiorstwo.

Rola asystentki w nowoczesnych firmach jest wręcz strategiczna i ma wpływ na płynność funkcjonowania przedsiębiorstwa. Click To Tweet

 

Szef działu zadań specjalnych

Asystentka to często najbardziej zaufana osoba w firmie, gdyż posiada dostęp do informacji poufnych. Osoba piastująca to stanowisko musi być dobrym dyplomatą. Reprezentuje wszak najważniejszego człowieka w przedsiębiorstwie – swojego szefa. Stanowisko to jest samodzielne, więc dodatkowo wymaga dobrej organizacji pracy własnej. Nie każdy posiada takową umiejętność.

 

Czego pracodawcy oczekują od asystentek?

Na rynku pracy obserwujemy wzrost wymagań w stosunku do osób pracujących na stanowisku asystentki. Powoduje to konieczność poszerzania swojej wiedzy oraz posiadania wysokich kwalifikacji. Pracodawcy chętnie stawiają na doświadczenie i dojrzałość. Duże znaczenie ma fachowa wiedza, ukończone studia zgodnie z zakresem działalności firmy, znajomość kilku języków obcych oraz przede wszystkim – chęć stałego rozwoju. 

 

Cechy idealnej prawej ręki prezesa

Cechy dobrego pracownika na tym stanowisku to również: komunikatywność i umiejętność współdziałania, znajomość obsługi komputera oraz wiedza na temat księgowości, finansów i wiedza prawna. Potrzebna będzie także umiejętność autoprezentacji, asertywność oraz spora wiedza na temat psychologii obsługi klienta i umiejętność kreatywnego rozwiązywania problemów.

Rynek pracy obfituje w oferty dla asystentek, ponieważ każdy dyrektor, prezes, kierownik większej firmy potrzebuje swojej prawej ręki. Poprzeczka względem wymagań wzrosła, ale przecież nie tylko na tym stanowisku wymaga się języków obcych, znajomości obsługi komputera i innych miękkich umiejętności.

Wzorowa asystentka powinna pracować rzetelnie, dostarczając wysokiej jakości obsługę, być otwarta i komunikatywna. Ważne, aby nawet w sytuacjach trudnych czy konfliktowych zachowywała zrównoważenie emocjonalne (bardzo potrzebne przy wybuchowym temperamencie szefa czy trudnym interesancie).

Idealna asystentka to po prostu prawa ręka prezesa. Click To Tweet

 

Podsumowanie

Profesjonalna asystentka  (ta, o którą wszyscy się biją) to taki radar – potrafi przewidywać czego będzie oczekiwał jej szef, zanim zdąży ją o to poprosić. Jak już wiecie – jej umiejętności muszą wykraczać daleko poza zwykłe  parzenie kawy. Idealna asystentka to po prostu prawa ręka prezesa.

 

Sprawdź inne, podobne artykuły:

-> Poznaj 15 najczęstszych pytań na rozmowie kwalifikacyjnej i nie daj się zaskoczyć!

-> Sprawdź 10 cech dobrego pracownika i dowiedz się czy posiadasz je wszystkie!

-> Poznaj 5 porad od rekrutera zwiększających szansę na zatrudnienie!


Facebook

Środki z KFS

Dofinansowanie KFS środki dla firm EMAT HRC

Członkostwo w PIFS

EMAT HRC Certyfikat Polska Izba Firm Szkoleniowych